Sammanfattning av ansvar för cafégruppen
Som caféansvariga har vi följande ansvarsområden:
- Driva caféet under den period som tillhör varje grupp.
- Schemalägga passen.
- Skicka ut information om passen, schemat och annan relevant information till alla i gruppen.
- Ansvara för inköp och inbärning av varor.
- Ge stöd till de som har sitt pass.
Information till de som ska göra sitt pass
På hemsidan, ofslk.se -> öfs -> GB Cafè, finns all information samlad som behövs för att genomföra ett pass, inklusive bemanningsschema och lathund. En utskriven lathund finns också i en pärm som ligger under bänken i caféet.
När schemat är färdigt ska länken till GB Cafè-sidan skickas ut till alla berörda.
Schemaläggning av bemanningsschema
-> Gör det direkt i bemanningsschemat som ligger på hemsidan. När ni har redigeringsbehörighet kan ni se flera flikar med aktiva åkare för varje grupp.
- Passfördelning: Samtliga aktiva åkare får ett pass. Om en åkare är registrerad i två grupper, exempelvis Freeski och Alpint, tilldelas endast ett pass. Dessa åkare är markerade i blått i schemat. Dubbelkolla dock att inga missats i din grupp.
- Undantag: Åkare vars vårdnadshavare är tränare eller sitter i styrelsen tilldelas inte pass, med hänsyn till deras redan omfattande engagemang i klubben. Övriga tilldelas pass enligt schemat.
- Ordning: Freeski schemaläggs först, följt av U10, U12 och U14, tills alla pass är fyllda. Notera att det finns fler aktiva åkare än pass, vilket innebär att vissa inte behöver schemaläggas.
- Google-dokument: Schemat kommer att vara tillgängligt som ett Google-dokument via hemsidan.
Caféansvariga brukar tilldelas ett pass, men förslaget för i år är att vi i år håller oss som reserver. Om ett pass inte täcks kan vi hoppa in och täcka det.
När schemat är fastställt blir det åkarens ansvar att se till att passet täcks. Vi strävar efter att färdigställa ett säsongsschema i god tid, så att eventuella korrigeringar kan göras innan schemat fastställs.
Tidsplan och ansvar
- Deadline för schemat: 15 december. Efter att schemat skickats ut ges en möjlighet att meddela om någon är schemalagd av misstag (t.ex. om de nyligen slutat eller felaktigt är med som aktiv). Därefter fastställs schemat och det blir åkarens ansvar att täcka sitt pass.
- Ändringar av pass: Om någon inte kan ta sitt pass finns två alternativ:
- Byta pass med någon annan.
- Köpa in en vikarie på egen bekostnad enligt anvisningar i lathunden och hemsidan.
Alla ändringar ska noteras i schemat av caféansvarig.
Behörighet till schemat
- Alla inloggade medlemmar har läsbehörighet till första fliken i schemat.
- Cafégruppen har redigeringsbehörighet till samtliga flikar.
Varuinköp
Vi ansvarar för att det finns tillräckligt med varor till försäljning.
Tidigare skrevs varubrist upp under passen, och caféansvarig beställde utifrån dessa listor. I år kommer vi att använda kassasystemet för att hålla koll på lagernivåer. Lena ansvarar för att lägga beställningar, men vi behöver samarbeta kring leverans och inbärning, då detta inte är Lenas ansvar.
- Beställning: Varor beställs från Svensk Cater (SC). Vid beställningar över 2500 kr kan leverans ske till dörren. Levererade varor lämnas på trottoaren utanför caféet, och vi måste se till att de bärs in i god tid. Leveransen kan ske när som helst, och SC kontaktar det registrerade telefonnumret vid leverans. Caféansvarig bör registrera sitt nummer hos SC för att få samtalen.
- Hämtning: Det kan vara enklare att hämta varor själv från SC, vilket ger mer flexibilitet. Diskutera med Lena/Kansliet för att hitta den bästa lösningen under er ansvarstid.
- Kontroll: Vid leverans ska följesedeln kontrolleras och avvikelser noteras. Följesedeln lämnas i en pärm under disken för Lena att jämföra med fakturan.
Prissättning
Prislistan behöver uppdateras utifrån kostnaderna för varorna. Ett beställningsprotokoll behövs för att göra processen smidigare.
